PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
A. Pengertian
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan dengan tujuan usaha membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya … (Sulistyo Basuki, 1993 : h. 50-51). Di samping itu dalam penjelasan Undang-undang Pendidikan Nasional kita, di sebutkan bahwa salah satu sumber belajar di sekolah yang amat penting tetapi bukan satu satunya adalah perpustakaan. Sebagai salah satu sumber belajar di sekolah perpustakaan membantu tercapainya misi dan visi sekolah tersebut.
Mengingat pentingnya peran perpustakaan sekolah maka perlu adanya suatu pengelolaan atau manajemen yang tepat dan cepat sehingga fungsi perpustakaan sekolah benar-benar terwujud. Namun masalahnya sekarang adalah tidak sedikit perpustakaan sekolah yang pengelolaannya masih kurang profesional. Kalaupun sudah baik, bagaimana perpustakaan sekolah mampu memenuhi kebutuhan penggunanya akan berbagai pengetahuan dan informasi secara mudah dan cepat di era globalisasi ini. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi managemen perpustakaan (SIM Perpus) dengan memanfaatkan komputer.
B. Fungsi Perpustakaan
Banyak para ahli dalam bidang perpustakaan, para petugas yang berkecimpung dalam melaksanakan tugas dalam perpustakaan, maupun para ahli yang pernah memanfaatkan kegunaan dalam perpustakaan, menyatakan bahwa perpustakaan mempunyai pelbagai fungsi., antara lain :
1. Fungsi perpustakaan itu tidak sedikit baik bagi pribadi seseorang masyarakat, maupun bangsa seluruhnya. Ia mempunyai fungsi : intelektual sebagai sumber ilmu pengetahuan, ekonomis sebagai sumber untuk bias mendapatkan ilmu pengetahuan dengan mudah dan hemat biaya, social sebagai alat penghubung antar generasi, masyarakat, dan bangsa, cultural sebagai tempat pemeliharaan bahan-bahan bernilai hasil budaya manusia.
2. Perpustakaan berfungsi sebagai pusat kebudayaan atau tempat dikumpulkan dan dipeliharanya hasil budaya manusia.
3. Untuk mempertinggi kebudayaan.
4. Menambah pengetahuan.
5. Untuk dokumentasi.
6. Untuk penerangan (undang-undang, peraturan pemerinyah)
7. Untuk memungkinkan research.
8. Untuk rekreasi dengan mengadakan buku-buku cerita.
9. Untuk member inspirasi.
C. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah
Pengertian Pengelolaan buku perpustakaan berarti suatu proses kegiatan kepustakaan yang meliputi kegiatan mulai dari pengolahan sampai dengan pelayanan pengguna perpustakaan.kegiatan pengolahan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang meliputi kegiatan menginventaris buku,pengklasifikasian, pembuatan catalog, penyelesaian dan penyusunan dirak buku.
Menurut Rere ICW Fungsi dan peranan perpustakaan pada saat ini menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan dan program yang ada dalam suatu lembaga atau intitusi tertentu. Terlebih diperguruan tinggi, perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari proses belajar dan mengajar mahasiswa dan dosen.
Perpustakaan merupakan tempat menyimpan semua jenis koleksi informasi dalam bentuk buku, laporan, jurnal, CD dan lain-lain. Informasi yang ada di perpustakaan sebaiknya dikelola dengan cara sistematis sehingga bisa ditemukan kembali dengan mudah (retrieval system).
Kerja di perpustakaan meliputi pengadaan (acquisition), pengolahan (management) dan pelayanan (services).
A. Pengadaan
Pengadaan koleksi perpustakaan dilakukan untuk meningkatkan koleksi yang sudah ada sebelumnya. Pengadaan koleksi tidak terbatas hanya buku saja tapi juga majalah/jurnal/newsletter, cd/vcd, kaset, dan lain-lain yang memang sangat diperlukan oleh lembaga yang bersangkutan. Atau dengan mengadakan pemilihan bahan koleksi berdasarkan dengan :
a. Profesi atau kedudukan para pemakai seperti:
- Siswa atau mahasiswa
- Guru atau dosen
- Pegawai atau karyawan
- Peneliti
- Masyarakat umum
b. Macam bahan koleksi, seperti:
- Buku-buku teks
- Referensi
- Penerbitan berkala (majalah, bibliografi, indeks, abstrak, katalog, dll)
- Penerbitan pemerintah (lembaran negara, tambahan lembaran negara, berita negara, himpunan peraturan pemerintah, dll)
- Disertasi, thesis, skripsi, dan sejenisnya.
- Laporan penelitian (karya ilmiah)
- Surat kabar
- Peta
- Karya alihan
c. Bidang ilmu, seperti :
- Ilmu pengetahuan filsafat
- Ilmu pengetahuan keagamaan
- Ilmu pengetahuan sosial kemasyarakatan.
- Ilmu pengetahuan bahasa
- Ilmu pengetahuan eksakta
- Ilmu pengetahuan praktis
- Ilmu pengetahuan kesenian
- Ilmu pengetahuan kasusasteraan
- Ilmu pengetahuan sejarah, biografi dan ilmu bumi.
Pengadaan koleksi diperpustakaan dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu hibah/hadiah, beli, dan tukar menukar dengan lembaga/institusi lain. Inisiatif pengadaan bisa dilakukan sebagai berikut:
a. Beli
Pembelian koleksi bahan pustaka bisa dilakukan oleh pustakawan dengan persetujuan atasan. Masukan untuk judul-judul bahan pustaka yang akan dibeli bisa didapat dari staf/program lain yang memang membutuhkan. Atau pembeliah bahan pustaka dapat dilakukan langsung perorangan (dengan ketentuan bahan pustaka yang dibeli memang benar-benar dibutuhkan).
b. Tukar menukar
Tukar menukar dapat dilakukan dengan lembaga/isntitusi lain yang mengeluarkan bahan pustaka yang diperlukan
c. Hadiah
Biasanya ada lembaga-lembaga tertentu yang mengeluarkan bahan pustaka dan memberikannya dengan gratis kepada lembaga-lembaga yang membutuhkan. Misalnya beberapa funding mengeluarkan buku dan akan membagikannya kepada lsm-lsm yang menjadi mitranya atau lsm yang menerima dan hibahnya.
d. Minta
Mengajukan permintaan kepada lembaga tertentu.
B. Pengolahan Buku.
Pengolahan koleksi yang ada diperpustakaan dilakukan sesuai dengan jenis koleksi tersebut, misalnya buku, majalah/jurnal, CD, kliping dan lain sebagainya.
Inti dari pengelolaan perpustakaan adalah agara kita dapat dengan mudah menemukan kembali dokumen.buku yang ada diperpustakaan dengan mudah.
Pengolahan buku/prosidings
- Registrasi ke buku induk
Registrasi buku ke dalam buku induk (untuk mengetahui jumlah buku, prosiding, laporan yang diterima perpustakaan setiap bulannya/setiap tahun dan mengetahui berapa eksempar yang diterima)
Melakukan pendataan awal buku yang masuk, dan diberi no induk sesuai dengan kebijakan lembaga.
Misalnya: 01-Januari2009  buku no 1 pd januari 2009.
- Subjecting dan klasifikasi
Melakukan penentuan subjek untuk buku yang sudah di daftar dan menentukan no klasifikasi yang susai dengan subjek buku tersebut.
Klasifikasi yang umum dipakai adalah Dewey Decimal Classification (DDC), namun banyak lembaga juga yang menggunakan model klasifikasi lain misalnya Universal Decimal Classification (UDC), Infotera (klasifikasi khusus subjek lingkungan yang dikeluarkan oleh UNEP), HURIDoc (klasifikasi khusus subjek Human Rights), dan lain-lain.
- Data entry
Data entry koleksi yang sudah didata dan diklasifikasi ke program database perpustakaan. Ada banyak sekali program database untuk perpustakaan antara lain WIN/ISIS yang dikeluarkan oleh UNESCO, Athenaeum, Senayan yang dikeluarkan oleh Diknas, dan masih banyak lagi.
Semua program memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, tinggal si pengelola informasi menentukan program database apa yang akan dipakai.
- Labelling
Jika semua dokumen telah didata dalam databse,a maka kemudian yang dilakukana adalah pemberian label. Label diberikan untuk memudahkan mengelompokan dokuemn sesuai dengan subjeknya masing-masing di rak.
- Shelving
Penempatan dokumen(buku) yang telah dilabel sesuai dengan subjeknya/no kalsifikasinya.
Pengelolaan majalah dan terbitan berseri
Pada dasarnya hamper sama dengan mengolah buku, tapi kemudian juga tergantung kreativitas pengelola iformasi. Yang biasanya dilakukan dalam negolah informasi dalam bentuk jurnal/majalah adalah sebagai berikut:
- Weeding
Pemilahan bahan pustaka yang masih digunakan dan yang sudah tidak digunakan. Pemilahan ini dilakukan setahun sekali (jika diperlukan) dan koleksi yang disingkirkan biasanya 5-7 tahun kebawah. (sesuai dengan kebijakan lembaga/pengolah informasi lembaga yang bersangkutan)
- Registasi semua judul majalah dan terbitan berseri yang ada di perpustakaan.
- Membuat database artikel terbitan berseri jika diperlukan
- Entri artikel yang diperkirakan perlu masuk ke dalam database.
Untuk artikel yang masuk ke dalam data base ini biasanya difokuskan pada subjek yang paling banyak dicari dan digunakan dalam kegiatan dan program tertentu.
- Binding (Penjilidan)
- Binding ini umunya dilakukan setahun sekali
- Shelving (penyusunan koleksi ini berdasarkan abjad
Yang dimaksud dengan pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan yang meliputi inventaris,katalogisasi, klasifikasi, penyelesaian dan penyusunan dirak buku.
1. Inventarisasai buku.
Bahan pustaka baik buku maupun majalah,Koran atau yang lainnya yang telah datang diperpustakaan perlu diolah sedemikian rupa sehingga lebih berdaya guna bagi sipemakai.adapun langkah menginventarisasi buku adalah
a. Pemberian stempel buku.
Semua buku yang sudah masuk diperpustakaan perlu dibubuhi
stempel.tempat – tempat yang perlu dibubuhi stempel yaitu : dibalik halaman judul,bagian tengah halaman, bagian yang tidak ada tulisan atau gambar, pada halaman akhir dan pada halaman yang dianggap rahasia. Stempel itu ada bermacam - macam ada stempel Inventaris, stempel identitas perpustakaan. Stempel Inventaris dibubuhkan dibalik halaman judul yang memuat nama perpustakaan, kolom tanggal, serta nomor inventaris.sedangkan stempel identitas perpustakaan berisi nama perpustakaan yang bersangkutan. Stempel ini dibubuhkan pada halaman tertentu sedapat mungkin tidak menggenggu informasi yang terdapat didalam buku.
b. Pemberian Nomo Buku
Setiap buku yang akan menjadi koleksi perpustakaan yang akan disusun dirak buku harus diberikan nomor.pemberian nomor tidak hanya nomor induk saja,tetapi juga pemberian nomor berdasakan klasifikasi ( Call Number ). Nomor induk adalah nomor urut buku yang sudah ada dari nomor satu sampai nomor terakhir ditempatkan pada halaman judul. Nomor induk terakhir menunjukan nomor buku.
Adapun hal – hal yang dicatat dalam buku induk adalah :
1. Kolom tanggal
2. Kolom nomor induk
3. Kolom nama pengarang
4. Kolom judul Buku
5. Kolom Penerbit
6. Kolom Tahun terbit
7. Kolom harga buku
8. Kolom sumber
9. Kolom jumlah halaman
10. Kolom keterangan.
2. Katalogisasi.
Salah satu hal penting dalam pengolahan buku adalah Katalogisasi. Aktivitas pengolahan bahan pustaka terdiri dari pengkatalogan diskripyif, klasifikasi dan penetuan tajuk subyek. Catalog dapat disajikan dalam bentuk kartu, buku, lembaran lepas, maupun on line
Buku pedoman yang dipakai antara lain :
- Buku pedoman pengkatalogan deskriptif dapat digunakan peraturan katalogisasi Indonesia.
- Buku pedoman klasifikasi dapat digunakan terjemahan ringkasan klasifikasi Idewey dan Indek relative.
- Buku pedoman penentuan tajuk subyek dapat digunakan tajuk subyek untuk perpustakaan.
Adapun jenis katalog itu adalah:
- Katalog pengarang
- Katalog judul
- Katalog subyek.
Unsur – unsure yang perlu dicantumkan pada apenulisan catalog :
1. Tanda buku ( nomor buku, tiga huruf nama pengarang, satu hurup judul buku ).
2. Nama pengarang. Cara penulisan sesaui dengan peraturan nama keluarga yang didepan.
3. Judul buku Judul buku ditulis sesuai dengan apa yang tertera dihalaman judul .
4. Edisi. Diisi khusus buku – buku yang mengalami penyuntingan kembali untuk penulisan ditulis Ed.ke-2 dan seterusnya.
5. Penerbitan. Dicantumkan tempat terbit, penerbit dan tahun terbit. Cantoh Jakarta : Balai pustaka, 1998.
6. Deskripsi fisik yang meliputi jumlah halaman, gambar, jilid, ukuran buku.
3. Klasifikasi. Klasifikasi adalah pengelompokan buku berdasarkan subjek buku. Pada
langkah ini buku – buku yang sejenis akan terkumpul dalam satu kelompok. Dengan adanya klasifikasi pada perpustakaan pelayanan diperpustakaan dapat dilaksanakan dengan mudah, cepat dan tepat. System klasifikasi persepuluhan Dewey yang dipakai pada perpustakaan sekolah dewasa ini mengelompokkan seluruh cabang pengetahuan menjadi sepuluh kelas atau golongan masing – masing menggunakan 3 angka dasar.
4. Penyelesaian.
Pada tahap penyelesaian ada beberapa hal yang perlu dilakukan untuk
melengkapi koleksi buku, adapun langkah itu antara lain :
1. memberi kantong buku. Kantong buku dibuat dari kertas yang agak tebal dengan ukuran 7 dan 9 Cm pada kantong dicantumkan nama pengaran, judul buku, nomor klasifikasi. Kantong tersebut diletakan pada kulit buku bagian belakang.
2. Kartu buku. Kartu buku dibuat dari kertas manila berukuran 6 X 10 Cm dalam kartu buku dicantumkan keterangan tentang nama pengarang, judul, nomo, nama peminjam, tanggal kembali.m kartu buku dimasukan pada kantong buku.
3. Lembaran Tanggal Pengembalian
Lembaran ini dibuat dari kertas biasa. Ditempatkan pada halaman belakang buku dan diusahakan agar tidak mengganggu teks atau ilustrasi buku.
4. Tanda Buku. Tanda buku ditulis pada secarik kertas dengan ukuran 2 X 4 Cm. kertas tersebut ditempelkan pada bagian bawah punggung buku yaitu 3 Cm. ditepi bawah buku. adapun yang dicantumkan adalah call number. Buku – buku yang telah diolah secara lengkap kemudian disusun dirak buku berdasarkan pengelompokannya sehingga pada saat pengguna perpustakaan
membutuhkan sebuah buku maka akan lebih mudah untuk mencarinya.
D. PELAYANAN.
Pelayanan Perpustakaan adalah seluruh kegiatan penyampaian bantuan kepada pemakai melalui berbagai fasilitas, aturan, dan cara tertentu pada sebuah perpustakaan agar seluruh koleksi perpustakaan dimanfaatkan semaksimal mungkin. Sifat dan sistim pelayanan pada dasarnya bersifat demokratis karena
perpustakaan melayani semua warga sekolah tanpa membedakan status social, ekonomi, kepercayaan maupun status yang lainnya. semua warga sekolah bebas berkunjung dan memanfaatkan jasa perpustakaan. ada 2 sistem pelayananperpustakaan yang dikenal dewasa ini:
1. pelayanan terbuka.
Dengan sistem ini para pemakai perpustakaan bebas memilih dan mencari sendiri bahan pustaka yang ada dirak buku. Apabila pengunjung mendapat kesulitan dalam memenuhi bahan pustaka yang dicari mereka dapat meminta bantuan kepada petugas perpustakaan.
pada system ini ruang baca dan ruang koleksi tidak ada pemisahnya, berada dalam 1 ruangan.
2. Pelayanan Tertutup.
Pada pelayanan jenis ini petugas yang mengambil bahan pustaka yang diperlukan pemakai.dalam system tertutup ini peminjam tidak boleh mengambil sendiri, pengunjung tidak boleh masuk keruang koleksi, sehingga pengunjung harus benar – benar mengetahui judul buku yang
akan dibacanya. Pengunjung bisa mencari data dikartu catalog.
E. Tatakerja Perpustakaan
Yang dimaksud dengan tatakerja perpustakaan ialah tatanan pengerjaan setiap pekerjaan di perpustakaan dari sejak mulai dikerjakannya sampai selesai. Pada umumnya diperpustakaan terdapat 5 macam kegiatan pokok, yaitu:
a. Pekerjaan pengadaan bahan koleksi
- Mengumpulkan alat-alat pengadaan, misalnya berupa : daftar tawaran pustaka, daftar pustaka yang telah terbit, daftar pustaka yang akan terbit, dll.
- Menyiapkan alat-alat pencatatan
- Menyiapkan alat-alat identifikasi
- Menyiapkan tempat penyimpanan bahan koleksi
- Melakukan penelitian kebutuhan para pemakai koleksi perpustakaan.
- Melakukan pemilihan bahan koleksi yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.
- Membuat daftar-daftar bahan koleksi yang telah dipilih
- Melaksanakan pengadaan bahan koleksi
- Mendaftar dalam buku inventaris setiap bahan koleksi
- Member identitas dengan cap perpustakaan
- Menyimpan dengan susunan teratur semua bahan koleksi
b. Pekerjaan pengolahan bahan koleksi
c. Pekerjaan pelayanan sirkulasi
d. Pekerjaan pelayanan referensi
e. Pekerjaan pelayanan administrasi
F. PERATURAN DAN TATA TERTIB PERPUSTAKAAN.
Maksud diadakan peraturan dan tatatertib perpustakaan untuk menjamin ketertiban dan kelancaran pelayanan perpustakaan bentuk peraturan _ias lisan, tertulis, rekaman atau rambu – rambu. Isi peraturan meliputi:
a. Keanggotaan.
- Persyaratan menjadi anggota
- Tata cara menjadi keanggotaan
b. Waktu pengembalian.
DAFTAR PUSTAKA
Sumardji, drs. 1988. Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya. Yogyakarta : Kanisius.
Bafadal, Drs. Ibrahim, M.Pd. 1992. Pengelolaan Perpustakaan sekolah. Jakarta : Bumi Aksara.
Mudhoffir. 1986. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Pusat Sumber Belajar. Bandung : Remadja Karya CV.
Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi, diakses pada tanggal 5 November 2009 dari http://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html
Pengindeksan Tuntas Berbasis Kurikulum. diakses pada tanggal 5 November 2009 dari http://library.um.ac.id/index.php/Jurnal-Perpustakaan-Sekolah/
Suherman. Perpustakaan Sebagai Jantung Sekolah. Bandung: MQS Publishing. 2009Darmono, Menjadi pintar: memanfaatkan perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar. Malang: UM Press. 2002.
Bafadal, Ibrahim. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara. 2008.
Basuki, Sulistyo. Pengatar Iltnu Perpustakaan. Jakarta: PT. Grainedia Pustaka Utaina. 1991.
S, Noerhayati. Pengelolaan Perpustakaan Jilid I. Bandung: Penerbit Alumni. 1987.
libraries addresses and reports. paul buck, america: USA.1964